Si do të përshtaten liderët, menaxherët dhe punonjësit me këtë rotacion të papritur?
Pandemia e koronavirusit parashikohet të ndryshojë fundamentalisht mënyrën sesi organizatat në mbarë botën operojnë në të ardhmen e afërt.
Ndërsa qeveritë dhe bizneset në mbarë botën po u thonë atyre që kanë simptoma të COVID-19 të izolohen në shtëpitë e tyre dhe pjesa tjetër të praktikojë distancimin social, puna në distancë ose nga shtëpia janë realiteti jonë i ri.
Si do të përshtaten liderët, menaxherët dhe punonjësit me këtë rotacion të papritur? Tsedal Neely, një profesorë pranë Shkollës së Biznesit në Harvard, ka shpenzuar dy dekada në ndihmë të kompanive të cilat duan të dinë sesi të menaxhojnë ekipe pune të shpërndara.
Në këtë material Pyetje-Përgjigje marrë nga një video konferencë realizuar së fundi ku dëgjuesit mund ti bënin pyetje, ajo ofron këshilla sesi të qëndroni produktiv në punën nga shtëpia, sesi të menaxhoni takime virtuale dhe të udhëhiqni ekipe në momente krize.
1. A janë organizatat të përgatitura për këtë tranzicion të papritur?
Shkalla dhe përhapja e asaj çfarë po shohim, me organizata që numërojnë 5 mijë deri në 10 mijë punonjës që duhet të punojnë nga shtëpia krejt papritmas, është një rast i paprecedent. Përgjigja e kësaj pyetje është Jo. Organizatat nuk janë të përgatitura për këtë.
2. Cilët janë hapat e para që liderët dhe menaxherët duhet të ndërmarrin që të ndihmojnë punonjësit e tyre në këtë situatë?
Ndërtimin e infrastrukturës së duhur. A kanë njerëzit teknologjinë e duhur apo aksesin në të? Kush ka një laptop? Po ata që kanë mjetet e duhura a do të mund të integrohen lehtësisht? A kanë softuerin e duhur për të punuar? A kanë kushtet e nevojshme për të realizuar audio dhe video konferenca? Por punonjësit që nuk kanë as laptopë e as pajisje mobile? Si do të siguroheni se ata kanë resurset e nevojshme për të vijuar punën normale? Menaxherët duhet të sigurohen që punonjësit e tyre kanë akses të plotë në mënyrë që dikush të mos ngelet pas.
3. Po ata që nuk janë mësuar me punën në distancë, çfarë duhet të bëjnë që të përgatiten psikologjikisht për këtë?
Duhet të zhvillojnë rituale dhe të menaxhojnë me disiplinë ditën e tyre. Të përcaktojnë një orar për nisjen e punës dhe mbarimin e saj. Të kenë një ritëm. Të bëjnë dush dhe të vishen edhe pse të mos veshin të njëjtat rroba që përdorin zakonisht në punë. Nëse jeni mësuar me aktivitet fizik, përpiquni ta kompensoni në ditën tuaj. Nëse jeni një ekstrovert dhe pëlqeni të keni kontakte dhe bashkëpunime me të tjerët, duhet ta bëni edhe nga shtëpia. Pyeteni veten: Si do ta mbroj vetveten nga vetmia ose izolimi? Si të qëndroj i shëndetshëm, produktiv dhe vibrant? Krijoni vetvetes kushtet.
Kujtoni avantazhet, sepse në shtëpi mund ta shijoni punën. Mund të luani muzikën që pëlqeni. Mund të mendoni me fleksibilitet. E gjitha mund të përfundojë në një argëtim. Sa i përket menaxherëve ata duhet ti kontrollojnë vazhdimisht punonjësit. Jo vetëm që tu sigurojnë kushtet por edhe të kujdesen që të keni një ritëm në ditën e tyre si dhe të kontaktojnë me to. Pyesni: Çfarë duhet të bëj që ky ndryshim i shpejtë dhe papritur i mënyrës së të punuarit, të funksionojnë siç duhet?
4. Si duhet të realizohen kontrollet? Si një grup? Një nga një? Përmes thirrjeve telefonike? Apo video-bisedave?
Së pari duhet të realizoni një video video në grup ku të flisni për situatën e krijuar. Filloni me “Përshëndetje kolegë të mi, është një botë ndryshe sot. Nuk e dimë sesa do të zgjasë e gjitha kjo. Por dua të sigurohem që të gjithë ju keni në dispozicion atë çfarë ju nevojitet.” Ky prezantim duhet të ndiqet me krijimin e një ekipi të ri që do të nisë mënyrën e re të të punuarit. Është e nevojshme të kuptoni sesa shpesh duhet komunikuar. A duhet të jetë video, telefonatë, apo Slack, Jive dhe Yammer. Nëse nuk përdorni një prej këtyre rrjeteve sociale, a duhet ta përdorni një të tillë? Duhet ti ndihmoni njerëzit të kuptojnë çfarë është puna në distancë dhe tu jepni besim se ka për të funksionuar.
Sapo të adresohen këto shqetësime, takohuni me grupin të paktën 1 herë në javë. Në një ambient pune në distancë, frekuenca e komunikimit nuk duhet të bjerë. Nëse jeni mësuar të keni takime, vijoni me to. Në fakt punonjësit e rinj, ose ata që punojnë në projekte me rëndësi duhet të kenë kontakt edhe një nga një. Mbani mend se nuk mund të bëni gjëra të tjera gjatë komunikimit si të pini kafe apo të hani. E të gjitha këto sjellje do tu ndihmojnë të ruani marrëdhëniet e krijuara në zyrë. Ka pasur hulumtime të shumta të cilat kanë arritur në përfundimin se ekipet në distancë janë po aq të besueshme dhe ndërvepruese sa edhe ekipet lokale. E gjitha ka të bëjë me vetë-disiplinimin.
5. Si ndikon puna nga shtëpia në shëndetin psikologjik? Çfarë duhet të bëjnë punëdhënësit që punonjësit e tyre të jenë të përqendruar, të përkushtuar dhe të lumtur?
Në punën në distancë, nuk do të kenë atë kapuçinon e tyre të papritur me kolegët. Në fakt këto detaje janë shumë të rëndësishme në ditën e punës dhe kanë impakt direkt në performancë. Por si ti krijojmë këto kushte edhe virtualisht? Për disa grupe dhe individë zgjidhja është komunikimi i vazhdueshëm. Për të tjerë janë thirrjet telefonike apo video-konferencat. Disa duan të përdorin WhatsApp, WeChat ose Viber. Një menaxher duhet ti inkurajojë pikat e kontaktit që punonjësit të kenë shëndet psikologjik të mirë. Njerëzit nuk kanë për ti zbuluar këto sjellje vetvetiu. Duhet tua mësoni ju vetë atyre. Një këshillë e fundit: duhet të ushtroheni fizikisht. Është kritik për shëndetin mendor.
6. Cilat janë tre gjëra të rëndësishme që liderët duhet të bëjnë për të krijuar një kulturë të mirë pune në distancë?
Ekzistojnë mese 10 mijë libra në gjuhën Angleze në Amazon për të mësuar sesi të udhëhiqni një ekip virtualisht. Pse? Sepse është shumë e vështirë të realizohet dhe menaxherët duhet të punojnë vazhdimisht me këtë gjë. Gjëja e parë, sigurohuni që anëtarët e ekipit të ndihen sikur kanë informacion rreth çdo gjëje që po ndodh. Duhet tu tregoni çfarë ndodh në nivel organizate dhe kompanie, sepse kur janë në shtëpi ata ndihen sikur janë lënë mënjanë. Ata pyesin çfarë po ndodh në kompani, me klientët dhe objektivat e përbashkët. Komunikimi rreth këtyre aspekteve është jetik.
Gjatë kësaj periudhe njerëzit do të nervozohen për objektivat e të ardhurave dhe shitjeve. Duhet ti bëni të besojnë se çdo gjë do të shkojë mirë. Një tjetër gjë me rëndësi është se të gjithë anëtarët e ekipit duhet të ndihen sikur kanë akses njëlloj mbi informacionin. Në shtëpia imagjinata e njerëzve fluturon. Duhet të jeni të disponueshëm për të gjithë. Së fundi gjatë bisedave në grup synon gjithëpërfshirjen dhe balancën që të gjithë të ndihen të kuptuar dhe të dëgjuar.
7. Si do të ndikojnë këto ndryshime tek produktiviteti?
Produktiviteti nuk ka përse të reduktohet. Mund të mirëmbahet, të përmirësohet sepse shpërqendrimet e ambientit të punës nuk janë më. Sigurisht mund të jeni në shtëpi me partnerin tuaj dhe fëmijët dhe ky problem duhet adresuar. Një tjetër problem mund të jetë aftësia juaj për të zgjidhur problemet shpejt kur nuk e takoni dot fizikisht personin. Kjo mund të krijojë vonesat. Por përtej kësaj, nuk ka arsye pse produktiviteti duhet të bjerë. Ka prova të qarta dhe të mjaftueshme që qëndron kjo gjë.
8. Nëse distancimi social vijon për ca kohë, si do të masim produktivitetin e punonjësve apo të vlerësojmë punën e tyre?
Ja them këtë çdo menaxheri: duhet ti besoni punonjësit tuaj. Jetojmë në një kohë ku këshilla e Ernest Heminguey është ajo çfarë kemi nevojë: “Mënyra më e mirë për të kuptuar nëse mund ti besoni dikujt është duke i besuar.”
Nuk e shikoni dot çdo gjë që bën një person. Por duhet ti pajisni me detyrat dhe objektivat e duhur, ti kontrollosh njëlloj siç ke bërë më parë dhe të shpresosh se kanë për të prodhuar njëlloj siç e keni menduar ju. Ju nuk e monitoroni dot procesin, prandaj vlerësimi duhet të bazohet në rezultatin. Nuk ka arsye të mendoni se njerëzit nuk kanë për të bërë punën e ngarkuar në ambientin e ri të krijuar. Puna në distancë nuk është shpikur sot, ka ekzistuar. Sot ne kemi mjetet dhe teknologjitë e duhura jo vetëm për të punuar por edhe për tu koordinuar. Kemi mjete të mjaftueshme për të kapur dhe ruajtur të dhëna, kryer biseda, ndarë praktikat më të mirë dhe për të mësuar.
9. Le të flasim për takimet virtuale. Cilat janë disa prej praktikave më të mira, përtej këshillave të përgjithshme, sesi të ndjekim një axhendë apo ti përgatisim njerëzit përpara takimit?
Së pari duhet të vendosni ca rregulla themelore. Thuani “Kolegë në takime të tilla duhet të fikim telefonët, të mos kontrollojmë e-mail-et e as të bëjmë punë të tjera.” Rekomandoj përdorimin e video-konferencave. Kur njerëzit mund të shohin njeri-tjetrin, biseda bën diferencën. Dhe më pas ju beson punonjësve rregullat që ke vendosur.
Së dyti, duke qenë se nuk është një bisedë virtuale dhe njerëzit sapo janë takuar mos hyni direkt në axhendë. Shpenzoni 6-7 minuta duke i pyetur sesi po kalojnë dhe çfarë po bëjnë. Filloni me atë që ka statusin më të ulët ose ai që flet më së paku. Pas kësaj mund të prezantoni pika kyçe të asaj që keni në plan të diskutoni, çfarë dëshironi të shikoni apo çfarë teknologjie po përdorni si Zoom apo Skype for Business.
Gjëja e fundit që duhet të bëni në këto takime virtuale është të siguroheni se njerëzit ju kanë dëgjuar dhe janë dakord me ato çfarë janë thënë. Një video-konferencë duhet të pasohet me një e-mail apo një mesazh në Slack. Duhet të komunikoni në disa kanale për të përçuar atë që keni thënë dhe vijuar aty ku e keni lënë.
10. Si ti menaxhoni bisedat komplekse ose me ngarkesë emocionale kur njerëzit nuk janë ballë përballë?
Mund të diskutoni për 1-2 raste të tilla dhe nuk keni mundësi të gjeni një zgjidhje pasi takimi virtual të ketë përfunduar. Kësaj here nuk i shkoni dot në zyrë personave për të vijuar trajtimin e rastit. Prandaj duhet të mendoheni gjatë përpara se të thoni diçka, kur e thoni dhe si e thoni atë. Por biseda të tilla janë të realizueshme. Të lejosh ekipin të shpresë mendime të ndryshme rreth një teme të caktuar është një gjë pozitive sepse mpreh mendimin e ekipit. Në ambiente virtual njerëzit nuk ndihen psikologjikisht të sigurtë dhe mbase nuk do të flasin kur ju kërkohet. Dhe kur ka mospajtim në mendime, gjithnjë duhet të jetë rreth punës, detyrave dhe proceseve, asnjëherë personale.
11. Përballë kujdesit prindëror dhe mbylljes së shkollave, si do të diskutoni rreth fëmijëve dhe kujdesit ndaj tyre?
Liderët duhet të jenë të përgatitur për biseda të tilla dhe madje ti ndihmojnë njerëzit ti kapërcejnë këto probleme. Kufijtë e turbullt të punës dhe shtëpisë krejt papritmas janë mbi ne dhe menaxherët duhet të zhvillojnë aftësitë dhe politikat e nevojshme për të mbështetur ekipet e tyre. Kështu duhet të jeni më fleksibël me oraret e punës së ekipeve. Mbase punonjësit nuk do të hanë më drekën në orën 12 apo duan të shëtisin qenin në 2 pasmesdite. Gjërat janë më fluide dhe menaxherët duhet të besojnë se punonjësit kanë për të bërë më të mirën për të përfunduar punën e ngarkuar.
12. Kemi folur për komunikimin e brendshëm por çfarë këshille keni për ata që punojnë direkt me klientët?
Është pothuajse e njëjta gjë sepse shitjet dhe komunikimi virtual me klientët është diçka e zakonshme sot. Në këtë rast është më e rëndësishme të përdoret media vizuale. Çdo gjë që e keni bërë ballë për ballë, mund të vazhdoni ta bëni përsëri. Mund të mos pini verë apo të hani drektë. Por mund të bëni shumë gjëra të tjera. Jini kreativ.
13. Çfarë duhet të bëni në një organizatë ku ka punonjës kollare-bardhë dhe kollare-blu? Ose ata kolegë të cilët nuk janë të pajisur mirë?
Organizatat duhet të gjejnë një mënyrë sesi të mbështetin këta punonjës: mbase një veprim kolektiv për ti ndihmuar përndryshe do ti izoloni ata njerëz që janë kritikë për aktivitetin e kompanisë suaj. Unë do të ndërtoja një “task-force” për tu gjetur zgjidhje që të mbeten të lidhur dhe të ndihen të vlerësuar. Si dhe ti përfshija në planifikim.
14. Nëse e kuptoni se një punonjës po vuan, është jo i fokusuar dhe i vetmuar, çfarë mund të bëni?
Kur shikoni shenja të tilla si më pak e-mail-e ose më shumë heshtje në biseda në grup, bisedoni me ta. Rrisni kontaktin dhe inkurajoni të tjerët të kontaktojnë me të gjithashtu. Kuptoni ku gjenden ata dhe çfarë kanë nevojë. Organizatat duhet të sigurojnë mbështetje për punonjësit. Në momentin që i zhvendosni njerëzit nga rutina e tyre e përditshme, me siguri do të ketë prej atyre që do të vuajnë me rutinën e re dhe kanë nevojë për ndihmë shtesë. Them se çdo CEO kompania sot më shumë se kurrë duhet të jetë më i pranishëm virtualisht nga video konferencat tek regjistrimet për tu dhënë njerëzve besim, qetësi dhe shpresë.
15. A e shikoni këtë krizë si pikënisje e një ndryshmi për mënyrën sesi ekipet dhe organizatat në mbarë botën operojnë?
Mendoj se ka për të zgjeruar aktivitetin e tyre me ekipe të tilla virtuale. Organizatat, ekipet dhe njerëzit do të eksperimentojnë më shumë me punën virtuale. Shumë prej tyre kanë pasur në plan ta testojnë si një mënyrë për të zgjeruar shtrirjen e aktivitetit të tyre apo arritur forcë punëtore të re. Nuk është e thënë se njerëzit kanë për të adoptuar përgjithnjë këtë forma pune, por kjo eksperiencë do të zgjerojë kapacitetet e të gjithëve. Nëse ka një aspekt pozitiv të gjithë kësaj çfarë po ndodh sot në botë është jemi duke zhvilluar aftësi të cilat mund të na ndihmojnë në të ardhmen. Kjo është shpresa ime më e madhe.